Personvern

PERSONVERNERKLÆRING

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I ADVOKATFIRMAET BENTZEN AS

 

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en selskapsklient behandler Advokatfirmaet Bentzen personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene. Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernserklæringen. 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Advokatfirmaet Bentzen ved Erling O. R. Bentzen. Kontaktinformasjonen til Advokatfirmaet Bentzen er: 

Adresse: Hvervenmovn. 49

E-post: firmapost@advokat-bentzen.no

Telefon: +47 32 12 32 12

Organisasjonsnr.: 981 472 470 MVA

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss. 


HVEM VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM

Denne personvernserklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer: Privatkunder, kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere, personer som er involvert i saker vi bistår i, andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til og besøkende på vår nettside.

HVORFOR SAMLER VI INN PERSONOPPLYSNINGER OG HVA SLAGS INFORMASJON SAMLER VI INN 

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her: 

 

Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet

Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b og er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f, som er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse, for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter.  

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med hvitvaskingsloven. Vi sender ut Kundekontrollen samtidig som oppdragsbekreftelsen, hvor klient signerer med Bank ID via Verified. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c). 

 

Sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Informasjon om motparter og andre tredjeparter

Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

 

Straffedommer og lovovertredelser

Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3. 

 

Lagring/oppbevaring av saksdokumenter

Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.

 

Fakturering

Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter.

 

Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon om vår virksomhet. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15 som regel privatklient eller kontaktperson hos en virksomhetsklient. 

 

Informasjon om potensielle klienter

I denne forbindelse behandles kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet.

 

Kunnskapsforvaltning

(f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker). Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse. Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt. 

 

Klientadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

Rekruttering

I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som søker stilling hos oss, dvs. GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a. 

 

Sikkerhet

I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og hindre uautorisert utlevering av personopplysninger. 

 

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

 

Bruk av informasjonskapsler (cookies) til statistikk og nettsideutvikling. Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her https://www.nkom.no/teknisk/internett/cookies/informasjonskapsler-cookies

 

UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL ANDRE 

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer. 

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

 

Advokatfirmaet Bentzen bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag: 

 

AdvisorDokumentpartner, Verified og Wepe Regnskap.

 

Advisor er leverandør av advokatløsninger, og leverer systemer for saksbehandling, dokumenthåndtering, kunnskapsforvaltning, timeregistrering og fakturering. 

 

Dokumentpartner er leverandør av IT-driftstjenester.

 

Verified er en løsning for signering av dokumenter og webskjemaer elektronisk og som benyttes til å gjennomføre ID-kontroll av kunder (elektronisk identifisering). 

 

Wepe Regnskap er vår autoriserte regnskapsfører.

 

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

 

LAGRINGSTID 

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.  

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.


 

I tabellen under er en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

Formål

Lagringstid

Klientadministrasjon

Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Lagring/oppbevaring av saksdokumenter 

Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Faktureringsinformasjon

Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt

Informasjon om potensielle klienter

Opptil 5 måneder 

Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker).

Opptil 10 år 

Rekruttering

Opptil 3 måneder etter utløpt søknadsfrist. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 2 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.

Sikkerhetslogger

Opptil 1 år 

Sikkerhetskopier (backup)

Opptil 3 år


DINE RETTIGHETER NÅR VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM DEG 

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. 

 

Innsyn, retting og sletting

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen. Du kan lese mer om disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no

 

Trekke samtykke tilbake

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på er å melde deg av nyhetsbrevet ved å følge avmeldingslenken i hvert nyhetsbrev. Du kan også ta kontakt med oss på e-post eller telefon. 

 

Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Kontakt oss

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

 

KLAGER

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.  

 

ENDRINGER

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.